BAB I
PENDAHULUAN
1.1. LATAR BELAKANG
Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.
Saat ini orang beranggapan bahwa perpustakaan merupakan sebuah tempat yang dimana isinya hanya berupa buku-buku dan tidak ada fasilitas apapun da;am perpustakaan selain meja, kursi, rak-rak yang berisi buku, dan fasilitas fasilitas lainnya yang tidak menarik perhatian para pemustaka.
Anggapan anggapan seperti itu haruslah kita ubah. Salah satu cara yang bisa kita lakukan untuk mengubah anggapan-anggapan itu salah satunya adalah dengan cara membuat para pemustaka agar merasa nyaman di perpustakaan. Jika pemustaka sudah merasa nyaman, maka pemustaka dengan senang hati akan datang kembali ke perpustakaan.
Salah satu cara agar membuat pemustaka nyaman adalah dengan adanya gedung perpustakaan yang didukung dengan bangunan fisik yang menarik, tata ruang yang menarik, serta yang paling utama adalah fasilitas-fasilitas yang ada di perpustakaan tersebut.
Perpustakaan itu sendiri diartikansebagai sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo, Basuki ; 1991).
1.2. RUMUSAN MASALAH
· Definisi dan perkantoran
· Perancangan konsep manajemen perkantoran
· Konsep layout perpustakaan dan kantor perpustakaan
· Konsep tempat perpustakaan
· Konsep pengawasan kantor
· Perancangan konsep Promosi yang akan digunakan
1.3. TUJUAN PENULISAN
· Menyelesaikan tugas yang diberikan oleh dosen pembimbing mata kuliah administrasi perkantoran
· Untuk mengetahui konsep perancangan perpustakaan yang baik dan benar
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. DEFINISI KANTOR DAN PERPUSTAKAAN
Secara etimologis kantor berasal dari bahasa belanda, ‘kantoor’ yang berarti ruang tempat bekerja tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi, dan sebagainya. Menurut mukijat kantor yaitu setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun juga tempat tersebut mungkin diberikan (1997:3)
Sedangkan Perpustakaan itu sendiri diartikansebagai sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual ( Sulistyo, Basuki ; 1991 ).
2.2. PERANCANGAN KONSEP MANAJEMEN PERKANTORAN
Manajemen perkantoran menurut W.H Evans : ‘for our purpose, we may define office administration as the function which involves the management and direction of all phases of the business operation which impinge upon data processing, communications, and organization memory’
(Administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi)
Management office layout sendiri terdiri dari 2 jenis; model terbuka dan model tertutup.
Ruangan kantor terbuka merupakan ruangan untuk bekerja bersama-sama oleh beberapa karyawan dan tidak dipisah-pisahkan tetapi semua aktivitas dilaksanakn pada suatu ruangan besar
Keuntungan dari ruang kantor yang terbuka adalah;
· Biaya lebih rendah
· Bidang-bidang ruangan dapat dimanfaatkan secara maksimal
· Ada fleksibilitas bagi pegawai
· Mudah disesuaikan dengan perkembangan organisasi
· Pengawas pegawai mudah dilaksanakan
· Komunikasi mudah dilaksanakan
· Penggunaan mesin kantor dapat bergantian
· Tata ruang mudah diubah
Kelemahan dari ruang kantor yang terbuka adalah;
· Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia
· Memerlukan air conditioning untuk megurangi debu dan memerlukan air cleaner
· Memungkinkan terjadinya kebisingan
Ruangan kantor tertutup merupakan ruang bekerja yang dipisahkan dalam kamar-kamar atau penyekat-penyekat
Keuntungan dari ruang kantor yang tertutup adalah;
· Baik untuk pekerjaan yang bersifat rahasia
· Konsentrasi terhadap pekerjaan dapat lebih mudah
· Lebih menghargai tamu yang datang
· Keamanan surat-surat terjamin
Kelemahan dari ruang kantor yang tertutup adalah;
· Membutuhkan biaya yang kebih besar
· Mempersulit perubahan layout
· Mempersulit pengawasan
Persyaratan lingkungan fisik sebuah kantor;
· Adanya space dan kebersihan
· Suhu udara yang baik (160 c)
· Adanya ventilasi
· Adanya penerangan cahaya yang cukup
· Adanya fasilitas kesehatan
· Adanya air minum untuk karyawan
· Adanya tempat duduk yang nyaman
· Adanya alat penjagaan kebakaran
Konsep yang dipakai dalam konsep kali ini adalah memakai konsep ruangan terbuka
2.3. KONSEP LAYOUT PERPUSTAKAAN DAN KANTOR PERPUSTAKAAN
Konsep perpustakaan terbuka yang telah dirancang dimaksudkan untuk menghemat ruangan karena sebisa mungkin untuk menempatkan meja dan isi ruangan semaksimal mungkin sehingga seluruh ruangan dapat digunakan dengan tepat tanpa mengabaikan kerapihaan, keindahan, dan kenyamanan.
2.4. KONSEP PERENCANAAN TEMPAT PERPUSTAKAAN
Konsep untuk tempat perpustakaan ini rencanakan pada daerah strategis yang dapat dijangkau dengan mudah oleh masyarakat. Rencana tempat ini berada tepat-tepat ditengah kota. Perpustakaan akan terletak pada muka lokasi, sedangkan kantor perpustakaan akan terletak pada sisi kanan perpustakaan. Sehingga akan ada keterkaitan antara karyawan di kantor dengan karyawan di perpustakaan
2.5. KONSEP PENGAWASAN KANTOR
Konsep pengawasan dilakukan untuk memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasisesuai dengan hasil yang diinginkan? Jika dilalaikan, maka akan mengakibatkan kurang efektifnya proses administrasi kinerja departemen, defisi, dan stakehoders yang lain.
Pengawasan dalam kantor bisa dilakukan oleh;
o Supervisor
o Teman sekerja
o Bawahan
o Menilai diri sendiri
o Pelanggan
o Komputer
o Umpan balik 3600
2.6. KONSEP PROMOSI YANG DIGUNAKAN
Dalam rencana promosi perpustakaan ini akan dilakukan dengn cara menyebarkan brosur serta poster di beberapa tempat yang memang bayak orang yang dapat melihatnya. Atau bisa juga melalui iklan di media cetak. Selain itu akan juga diadakan promosi melalui media elektronik seperti melalui twitter, instagram, blog, website, dan sebagainya. Tidak lupa menyebutkan keunggulan dari perpustakaan yang sehingga dapat menarik perhatian para pemustaka agar datang
BAB III
PENUTUP
3.1. KESIMPULAN
Saat ini perpustakaan masih kurang diminati oleh masyarakat pada umumnya. Salah satu cara yang bisa membuat masyarakat tertarik pada perpustakaan adalah dengan mengubah suasana perpustakaan menjadi nyaman. Perpustakaan yang baik haruslah memiliki perancangan konsep management yang baik, perancangan layout yang baik, konsep perencanaan yang matang, konsep pengawasan yang baik, dan konsep promosi yang mampu menarik para pemustaka untuk datang ke perpustakaan
3.2. SARAN
DAFTAR PUSTAKA
